En kørebog til Skattestyrelsen i 2026 skal gøre det muligt at efterprøve din erhvervskørsel. Valget mellem papir, regneark og automatisk registrering handler derfor om mere end bekvemmelighed. Du skal kunne dokumentere turenes formål og omfang, og din arbejdsgiver skal kontrollere grundlaget, før der udbetales skattefri kørselsgodtgørelse. Samtidig skal du skelne mellem godtgørelse fra arbejdsgiveren og kørselsfradrag på årsopgørelsen. De to ordninger har forskellige betingelser og kan ikke bruges til de samme kilometer.
Skattefri kørselsgodtgørelse eller kørselsfradrag i 2026
Skattefri kørselsgodtgørelse er en betaling fra din arbejdsgiver for erhvervsmæssig kørsel i dit eget køretøj, når betingelserne er opfyldt. Kørselsfradrag er derimod et skattemæssigt fradrag, som blandt andet kan være relevant ved transport mellem hjem og arbejde. Fradraget betyder ikke, at du får udbetalt det beløb, du skriver på årsopgørelsen. Skatteværdien udgør kun en del af fradragsbeløbet.
Kører du eksempelvis fra kontoret til et kundemøde og tilbage i din egen bil, kan turen danne grundlag for skattefri godtgørelse. Den almindelige tur mellem hjemmet og din faste arbejdsplads giver ikke automatisk adgang til samme ordning. Her vil kørselsfradrag ofte være den relevante mulighed, hvis afstandskravet og de øvrige betingelser er opfyldt. Men en gratis kørebog
ændrer ikke på, om en tur giver ret til godtgørelse eller fradrag.
Kørsel mellem hjemmet og en arbejdsplads kan dog være erhvervsmæssig efter 60-dages-reglen. Den omfatter som udgangspunkt højst 60 arbejdsdage med kørsel mellem hjemmet og den pågældende arbejdsplads inden for de forudgående 12 måneder. Har du skiftende arbejdssteder, kræver det derfor en løbende optælling. Du kan ikke blot begynde forfra ved årsskiftet.
Du kan altså ikke frit vælge mellem de to ordninger. Det afhænger af turens karakter, dit køretøj og arbejdsgiverens betaling. Du kan heller ikke både få skattefri godtgørelse og kørselsfradrag for de samme kilometer. Betaler arbejdsgiveren ikke godtgørelse, må du undersøge fradragsmuligheden særskilt frem for at overføre godtgørelsesbeløbet til årsopgørelsen. Kørebogen dokumenterer kørslen, men ændrer ikke i sig selv turens skattemæssige karakter.
Vælg mellem kørebog på papir, regneark og app
Der er som udgangspunkt ikke krav om en bestemt app eller blanket. En kørebog på papir kan derfor være tilstrækkelig, hvis oplysningerne er fyldestgørende, troværdige og bliver kontrolleret. Har du få erhvervsture om måneden, kan en notesbog med faste felter være en praktisk løsning. Ulempen viser sig især, hvis du glemmer bogen eller først forsøger at rekonstruere turene længe efter.
Et regneark passer ofte til dig, der har et overskueligt antal ture og vil beregne månedens godtgørelse automatisk. Opret særskilte kolonner til dato, destinationer, formål, kilometer, sats og beløb. Beskyt gerne beregningsfelterne mod utilsigtede ændringer, og gem den version, som arbejdsgiveren har godkendt. Ellers kan en senere rettelse skabe tvivl om grundlaget for en allerede gennemført udbetaling.
En app med automatisk turregistrering kan være praktisk ved mange korte besøg eller hyppige skift mellem arbejdssteder. Den kan registrere en rute, men ved ikke nødvendigvis, hvorfor du kørte. Et registreret stop ved en adresse dokumenterer ikke alene et kundemøde. Du skal stadig angive formålet og kontrollere, om turen er privat eller erhvervsmæssig.
Sammenlign derfor mulighederne for rettelser, eksport og arbejdsgiverkontrol frem for kun at se på den automatiske registrering. Undersøg også, om du kan hente dine oplysninger ud, hvis et abonnement ophører. En enkel løsning, der bliver ajourført efter hver tur, er mere anvendelig end et omfattende system med manglende formål og uafklarede ture.
Dokumentér hver tur og beregn godtgørelsen korrekt
Arbejdsgiverens bogføringsbilag skal indeholde modtagerens navn, adresse og CPR-nummer samt kørslens dato, erhvervsmæssige formål, mål og eventuelle delmål. Desuden skal antallet af kørte kilometer, den anvendte sats og beregningen af godtgørelsen fremgå. Identitetsoplysningerne kan indgå via virksomhedens administrative system, så de ikke skal indtastes på ny for hver tur. Det samlede bilagsgrundlag skal dog indeholde de nødvendige oplysninger.
Beskriv formålet konkret. »Kundemøde om tilbud« eller »besigtigelse før montering« fortæller mere end »arbejde«. Angiv adresser eller andre entydige destinationer. Besøger du to kunder på samme tur, skal delmålene med, så antallet af kilometer kan efterprøves. Kilometer til private ærinder og omveje skal holdes adskilt fra erhvervskørslen.
Bilens registreringsnummer kan være en nyttig supplerende oplysning, særligt hvis du skifter bil i løbet af året. Kilometerstanden ved start og slut kan også understøtte dokumentationen. Oplysningerne erstatter dog ikke beskrivelsen af turen og er ikke i sig selv tilstrækkelige som grundlag for skattefri udbetaling.
Brug Skattestyrelsens officielle satser for 2026, ikke en sats fra en ældre skabelon. For bil og motorcykel skifter satsen efter 20.000 kilometers årlig erhvervsmæssig kørsel pr. arbejdsgiver. Hvis en afregning passerer grænsen, skal kilometerne fordeles på de relevante satser. Arbejdsgiveren kan vælge en lavere sats end den officielle. En fast månedlig betaling uden sammenhæng med de faktisk kørte kilometer opfylder derimod ikke betingelserne for skattefri kørselsgodtgørelse.
Vælg en arbejdsgang med kontrol før udbetaling
Forskellen mellem en privat oversigt og et brugbart afregningsgrundlag ligger også i kontrollen. Arbejdsgiveren skal kontrollere oplysningerne, før godtgørelsen udbetales. Det er ikke tilstrækkeligt blot at modtage et samlet kilometertal og gange det med en sats. Kontrollen skal blandt andet omfatte kørslens erhvervsmæssige formål, destinationer, datoer, kilometer og beregning.
Ved få ture kan en månedlig afregning med en tydelig godkendelse være en overskuelig arbejdsgang. Medarbejderen afleverer kørselsoplysningerne, den ansvarlige gennemgår dem, og lønkontoret udbetaler på det kontrollerede grundlag. Ved mange ture kan en digital godkendelsesproces skabe sammenhæng mellem registrering, rettelser og udbetaling. Et klik på en godkendelsesknap erstatter dog ikke en reel kontrol.
Aftal også, hvordan fejl håndteres. Står en tur to gange, eller er et privat ærinde blevet medregnet, skal grundlaget rettes. Gem oplysninger om ændringerne, og sørg for, at lønkontoret får besked, hvis beløbet allerede er udbetalt. Mangelfuld dokumentation eller kontrol kan betyde, at godtgørelsen bliver skattepligtig.
Driver du enkeltmandsvirksomhed, er situationen en anden end for en almindelig lønmodtager. Du kan ikke udbetale skattefri kørselsgodtgørelse til dig selv som din egen arbejdsgiver. Erhvervsmæssig kørsel i privat bil skal i stedet behandles efter reglerne for virksomhedens fradrag. Arbejder du i dit eget selskab, skal betingelserne for godtgørelse og selskabets kontrol stadig være opfyldt. Ejerskabet fritager dig ikke for dokumentationskravene.
Skal kørebogen sendes til Skattestyrelsen hver måned
Nej, normalt afleverer du kørselsafregningen til din arbejdsgiver, som bruger den til kontrol og bogføring. Dokumentationen skal kunne fremlægges, hvis Skattestyrelsen beder om den. Arbejdsgiveren står for den relevante indberetning af godtgørelsen.
Kan du nøjes med kalenderaftaler som dokumentation
Kalenderaftaler kan understøtte dokumentationen for et møde, men viser ikke alene, at turen blev kørt. De indeholder desuden sjældent alle de oplysninger, der kræves til en kørselsafregning. Brug dem som supplement til registreringen af dato, formål, destinationer, kilometer, sats og beregnet godtgørelse. Bliver et møde aflyst eller flyttet til en anden adresse, skal kørebogen afspejle den faktiske kørsel frem for den oprindelige kalenderaftale.